Saldo aanvang jaar (1)

Vrijgevallen bedragen (2)

Toevoegingen (3)

Aanwendingen (4)

Begroot saldo einde jaar (1-2+3-4)

Begrote lasten (5)

Werkelijke/beoogde lasten (6)

Begrote baten programma (7)

Werkelijke/beoogde baten (8)

Doelstelling (in te realiseren maatschappelijke doelstellingen)

Voor nu en in de toekomst op een planmatige wijze werken aan een verantwoorde staat van bouwkundig en technisch onderhoud van het provinciehuis (alsook de bestrating en omheining) en daartoe de financiële middelen beschikbaar hebben.

Instellingsbesluit

Nota Reserves en Voorzieningen 2005 d.d. 15 juni 2005

Portefeuillehouder

Cees Bijl

Teamleider

Henk Jan Schimmel

Programma

8: Middelen

Toelichting

De vermeerderingen aan deze voorziening zijn vastgesteld op basis van een inschatting op het meerjarig onderhoudsplan voor de periode 2012-2036 zoals deze in de VJN 2011 is opgenomen. Op basis van het vernieuwde gebouwcomplex is door een extern bureau een onderhoudsplanning (MJOP) opgesteld voor 25 jaren. In 2010 is het planmatige onderhoud vanwege de revitalisering van het provinciehuis deels opgenomen binnen het Programma Provinciehuis van Morgen. In 2011 is ook het overige (geplande) deel van het planmatig onderhoud uitgevoerd. De voorziening op basis van 25 jaar is ingesteld om fluctuatie in de jaarlijkse (groot) onderhoudskosten te voorkomen. Omdat in 2014, 2022, 2027 en 2032 een aantal investeringsbudgetten voor vervanging beschikbaar komt, zijn deze in mindering gebracht op de jaarlijkse dotatie en kan de jaarlijks dotatie worden beschouwd voor een periode van 25 jaar op € 398.750,-- per jaar.
Naast de jaarlijkse normale controle op uitvoering en verschuiving, is er in 2017 een herijking (actualisatie) gedaan om het beheerplan actueel te houden. Daarbij zijn alle technische en bouwkundige installaties en de werkzaamheden hiervoor opnieuw kritisch bekeken. De scope van het plan is weer 25 jaar geweest (2018-2042), waarbij de termijn met bijbehorende groot onderhoudskosten nu dus langer doorloopt. Ook is bij de herijking gebleken dat een aantal werkzaamheden in het MJOP meer het karakter hebben van dagelijks onderhoud dan groot onderhoud. Het gaat hierbij veelal om contracten met derden, waarbij jaarlijkse inspecties en werkzaamheden worden uitgevoerd als preventieve maatregelen om het object in goede werkende en veilige staat te houden. Daardoor zal er een verschuiving opgetreden van groot naar klein onderhoud in het MJOP 2018-2042.
Omdat het nieuwe MJOP plan pas begin januari 2018 gereed was, konden we dit niet meer via een begrotingswijziging voorleggen voor besluitvorming in PS. Dit zal daarom in de 1e bestuursrapportage van 2018 gedaan worden. Wel hebben we bij de Jaarrekening al het nieuwe geplande verloop in beeld gebracht.

Wat was in 2017 gepland?

Een storting van € 398.750,-- en daarnaast een onttrekking van € 695.191,--.

Wat is in 2017 gerealiseerd?

De werkelijke uitgaven zijn in 2017 € 395.309,-- geweest. De voornaamste uitgaven betroffen: groot onderhoud zonwering, buitenschilderwerk, onderhoud installaties, onderhoud terrein en vervanging valbeveiliging trajecten 3,6 en 8.

Wat zijn de oorzaken van eventuele afwijkingen?

Het uitgestelde onderhoud (€ 245.000,--) dat niet is uitgevoerd in 2017 betrof: dakbedekking opbouw en galerijen, dakoverstek, vervangen deurkelder en overige onderdelen valbeveiliging. Deze werkzaamheden zijn nu opgenomen in het nieuwe beheerplan 2018-2042.

Wat is het (meerjarige) effect van eventuele afwijkingen

Volgens de BBV-voorschriften (Besluit begroting en verantwoording) zijn er bij een te hoge opbouw van de voorziening twee keuzes: of direct de voorziening verlagen (waarbij de voorziening in de komende 25 jaar niet onder nul komt) of de jaarlijkse dotatie verlagen.In onze situatie is de tweede methode aan te raden, omdat er jaarlijks meer budget in de begroting nodig is voor het klein onderhoud. In totaal is er, rekening houdend met een jaarlijkse indexering van 2,5% langjarig, zelfs meer onderhoud per jaar nodig. De jaarlijkse dotatie van de voorziening kan omlaag van € 398.750,-- per jaar naar € 339.317,-- per jaar. Dit hebben we in het meerjarig overzicht van de voorziening verwerkt. Bij de 1e bestuursrapportage van 2018 zal dit worden gemeld en hiervan een begrotingswijziging worden gemaakt.Daarmee blijft de voorziening op het juiste peil om geen achterstallig onderhoud te krijgen. In de notitie materiële vaste activa van de BBV-commissie van december 2017 wordt als richtlijn aangegeven dat de MJOP's om de 5 jaar moeten worden geactualiseerd. Alleen gemotiveerd kan hierop worden afgeweken. Wij zullen deze richtlijn gaan volgen.