Missie

    Dienstbaar aan Drenthe
    Onze missie is de ambities van het Drentse bestuur waar te maken, gefocust op de bestuurlijke speerpunten én zo doelmatig mogelijk. Met een moderne bedrijfsvoering en een excellente dienstverlening. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op orde heeft maar vooral ook ondernemend, snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeften van bestuur, partners en inwoners.

    Inleiding

    Met ingang van de Begroting 2017 geeft de paragraaf bedrijfsvoering informatie over het organisatiebeleid in algemene zin. Voor de langere termijn is het organisatiebeleid vastgelegd in de Directiebrief 2016, die als toelichting was bijgevoegd bij de Voorjaarsnota 2016.

    Leidende principes, wat willen we bereiken

    Meer sámen, nog sterker. Dit is het motto dat zowel het college als het managementteam hanteert als leidend principe in de samenwerking tussen het bestuur, de organisatie en met partners. GS stuurt in een collegiale setting. Dat doet het managementteam ook. Vanuit de overtuiging dat samen beslissen, beter beslissen is. Daarbij hoort ook de interactie met de Staten.
    De leidende principes, vastgelegd in het document Meer sámen nog sterker, gaan over samenwerken, vakmanschap, werken vanuit opdrachten en een heldere rolopvatting. Ze helpen om in samenwerkingsverbanden een ondernemende, zakelijke en vertrouwenwekkende werkwijze te hanteren. Een organisatie die snel kan schakelen: een netwerkorganisatie die in hoge mate adaptief is en vitaal genoeg om snel de handschoen op te pakken als nieuwe opgaven, nieuwe ambities zich voordoen. Dat vraagt veel van de houding en het gedrag van medewerkers. Daarop is in 2017 geïnvesteerd en gestuurd.

    Kernwaarden

    Kernwaarden helpen medewerkers om invulling te geven aan hun rol in de adaptieve netwerkorganisatie, de organisatie die we willen zijn. Ze zijn de toetssteen voor ons personeelsbeleid als het gaat om competentie- en talentontwikkeling, mobiliteit en werving en selectie. Die kernwaarden zijn kort samengevat:

    Dienstbaar aan Drenthe
    Beloftes waarmaken, betrouwbaar en helder zijn. Dat zijn de sleutelwoorden. Helder zijn: wat doen we wel, wat doen we niet. Dienstbaar is niet hetzelfde als gedienstig. Sterker nog: kritische advisering is voorwaarde om goed ambtenaar te zijn en cruciaal voor onze kwaliteitsontwikkeling.

    Samenwerken: van buiten naar binnen, en weer naar buiten
    Werken in en met onze omgeving, ook buiten Drenthe. Partners zoeken en duidelijk zijn over de mogelijkheden en doelen van de provincie Drenthe. En ‘buiten’ onze netwerken benutten en uitbouwen.

    Kwaliteit voorop
    Medewerkers zijn professioneel, loyaal en betrouwbaar en werken altijd vanuit (en binnen de grenzen van) een opdracht. En er is ruimte om kennis en kunde te ontwikkelen, medewerkers dragen daarvoor zelf de verantwoordelijkheid. Leren moet en we accepteren dat daarbij fouten kunnen worden gemaakt. Die herstellen we.

    Gericht op resultaat
    We zijn in staat ambities snel om te zetten in plannen en plannen in concrete resultaten. Benutten instrumenten als projectmatig en programmatische werken. Medewerkers nemen over de opdrachten die ze uitvoeren de professionele verantwoordelijkheid.

    Integraal denken en werken
    Kennis en kunde zijn op verschillende plaatsen inzetbaar. Medewerkers staan voor de hele provincie en benaderen opgaves vanuit een groter geheel dan het eigen vakgebied. Zijn we er samen uit, dan gaan we aan de slag. Doen!

    Wat hebben we daarvoor gedaan?

    Voor de bedrijfsvoering zijn in Speerpunt 6 diverse doelstellingen gedefinieerd. In hoofdlijnen gaat het om zorg te dragen voor een transparante en financieel gezonde organisatie, een vitaal personeelsbestand, een excellente dienstverlening (ook via nieuwe media), doeltreffende doelmatige (lean) processen.

    Processen in de organisatie

    Een belangrijke pijler is het zogenaamd systemisch herontwerpen van werkprocessen. Samen met medewerkers wordt een proces, de werkwijze en werkhouding geanalyseerd met het doel de ‘klant’ van het proces maximaal van dienst te zijn. Deze pijler is van belang om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en mogelijk te maken de taakstelling op personeel zonder in te leveren op kwaliteit. Sterker nog: die juist te verhogen. Onze route naar de taakstelling gaat via kwaliteitsverbetering.

    We werken steeds vaker met integrale opgaven. Om snel en met draagvlak doelen te bereiken en resultaten te boeken investeren we sterk in het toepassen van opgavegericht werken via bewezen principes van 3P: procesregie, projectmatig- en programmatisch werken.
    In 2017 hebben we in kaart gebracht waar we effectief zijn, en waar nog stappen te zetten in de doorontwikkeling naar de adaptieve netwerkorganisatie. Na de zomer is daartoe het programma Opgavegerichte Organisatie gestart, in dit programma wordt het vervolg vormgegeven volgens het principe ‘in het werk aan het werk’. Samenwerking staat daarbij voorop, deze wordt verder versterkt in het bestuurlijk ambtelijk speelveld en met onze partners.  

    Investeren in personeel

    Kwaliteit zit niet alleen in de werkprocessen maar vooral ook in de kwaliteit van onze medewerkers. Dit is de tweede pijler onder onze bedrijfsvoering. Een personeelsbestand dat vitaal genoeg is om nieuwe opgaven snel op te pakken en in staat is in wisselende samenstelling (ook met derden) resultaten te boeken. Via een betere planning van de personele capaciteit en kwaliteit op langere termijn bereiken we een evenwichtig, divers samengesteld personeelsbestand. Die gedegen analyse via het instrument SPP (strategische personeelsplanning) leidt tot acties op het gebied van instroom, uitstroom en interne mobiliteit, geflankeerd met gerichte opleidingen, training en coaching.
    Vooral het streven naar een gezonde verdeling over generaties wordt cruciaal geacht om in te spelen op de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Het afgesloten generatiepact gaat hieraan bijdragen. Het project Groen voor Grijs stimuleert gewenste uitstroom ten behoeve van instroom van nieuwe kwaliteit, zoals trainees. Via meester-gezelconstructies maken we kennisoverdracht mogelijk.

    Investeren in technologie en informatie

    Informatiemanagement en technologie, de derde pijler onder de ontwikkeling van de organisatie, wordt steeds meer van belang bij het uitvoeren van onze werkwijzen en in de communicatie met de maatschappij.  Zo is onze planning en control (inhoudelijk reeds aangepast aan de opgavegerichte werkwijze) al sterk gedigitaliseerd en zal zich doorontwikkelen van het periodiek produceren van vaste rapportages tot het digitaal publiceren van de actuele stand van zaken. Voor 2017 kon in dit verband al worden beschikt over een interactieve digitale begroting, naast de interactieve digitale jaarstukken die er al een aantal jaren waren, Verder is er vooral ingezet op de ontwikkeling van direct raadpleegbare digitale managementinformatie door zogenoemde “dashboards” voor het management. Deze dashboards zijn beschikbaar naast de reguliere rapportages die nog steeds worden gemaakt in het kader van de jaarlijkse planning- en controlcyclus. De komende tijd gaat de aandacht uit naar monitoring en verder ontwikkelen van data-analyse. Het gaat hierbij om moderne toepassingen die meer mogelijk worden als gevolg van verdergaande digitalisering.

    In het afgelopen jaar zijn we gestart met een project voor de vernieuwing van onze informatiesystemen om de opgavegerichte werkwijze beter te ondersteunen en verder door te voeren in de organisatie. Dit vraagt van onze medewerkers in toenemende mate een goede digitale vaardigheid en bewustzijn van de risico’s op het gebied van privacy en risico’s ten aanzien van informatieveiligheid. Hiervoor zijn onder het motto “iBewustzijn” in 2017 meerdere gerichte activiteiten uitgevoerd.
    In de komende periode besteden we extra aandacht aan het voorkómen van risico’s door digitale bedreigingen.

    Het ondersteunen van werkprocessen met nieuwe ICT-toepassingen (als zaaksystemen) krijgt door de komende invoering van de Omgevingswet naar verwachting een ‘boost’, en betekenen ook een veranderkundige uitdaging. Die bereiden we met zorg voor.
    In 2017 is een verdere aanzet gedaan voor de implementatie van de nieuwe Omgevingswet. De invoering van de Omgevingswet is echter verder uitgesteld. Wij passen onze werkzaamheden aan het tempo van invoering aan.

    Nieuwe media (webcare, virtuele samenwerkingsomgevingen) en telefonie (smartphones), bieden nieuwe kansen voor onze dienstverlening. De telefonische bereikbaarheid van het KCC is uitstekend, die van onze backofficemedewerkers moet beter en dat is voor ons een speerpunt. De Website (straks met een nieuwe ‘smoel’) wordt, gezien de snelle ontwikkelingen, voortdurend onder handen genomen.

    Monitoring

    Drenthe in Feiten en Cijfers is een goed bezocht onderdeel van de website van de provincie. Het beschrijft in ca. 75 indicatoren een ‘foto’ van Drenthe.
    Ontwikkelingen rond big-data, datascience en extern geplaatste monitoren maken dat we ons oriënteren op een nieuwe aanpak. Dat heeft prioriteit. Daarom investeren we nu niet in het doorontwikkelen van de huidige site. Gevolg daarvan is dat de actualiteit is afgenomen. Dit is een tijdelijke situatie.