Doelstelling | Geplande resultaten | Gerealiseerde resultaten | Status realisatie met toelichting |
178201 Betrouwbaar en aantrekkelijk werkgeverschap | Plan van aanpak ambtelijke integriteit (2016) is uitgevoerd | Kwartiermaker integriteit heeft concept plan opgesteld. Analyse is afgerond. | | |
|
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is verbeterd | SPP - relatie gelegd met duurzame inzetbaarheid. Generatiepact - gezondere generatiebalans en uitstroom oudere medewerkers. Er zijn maatwerkafspraken gemaakt met oudere medewerkers. Per 1 mei is de nieuw Arbocoördinator gestart met acties gericht op duurzame inzetbaarheid; verbeterde verzuimbegeleiding, werkplekonderzoeken en middelen. | | Het project loopt door in 2018. |
|
Herziening van de Drentse regelingen is uitgevoerd | Herziening van de Drentse regelingen is uitgevoerd. | | |
|
Jaarlijkse quota arbeidsgehandicapten, BBL's en stagiaires zijn gehaald | Zowel het gewenste aantal BBL'ers als arbeidsgehandicapten is ruimschoots gehaald. | | |
|
Grote aanbestedingstrajecten zijn uitgevoerd (juridische inhuur, mediation, verzekeringen en flexkrachten) | Voor juridische inhuur is de aanbesteding uitgevoerd en afgerond en de aanbesteding flexkrachten is uitgevoerd. | | De aanbesteding voor verzekeringen staat gepland in 2018. |
|
De Ondernemingsraad is adequaat gefaciliteerd (tijd, geld en ondersteuning) | De Ondernemingsraad is adequaat gefaciliteerd (tijd, geld en ondersteuning). | | |
|
178202 Continue (digitale) verbetering van informatiesystemen en informatievoorziening | Doorontwikkeling van de personeels- en salarisadministratie naar e-HRM | Doelen 2017 zijn gerealiseerd. loopt door in 2018 | | |
|
Invoering IKB voor de RUD | Invoering IKB RUD is uitgevoerd | | |
|
Onderzoek herimplementatie of vervanging financieel systeem is uitgevoerd | voorbereiding om een adequaat onderzoek te kunnen uitvoeren zijn getroffen. | | Er wordt hierbij aangesloten op andere ontwikkelingen binnen de ICT architectuur in de provinciale organisatie. |
|
Adequaat functioneel beheer op de financiele systemen is uitgevoerd | Er zijn geen problemen geweest met het gebruik van de financiële systemen. | | |
|
Nog actuelere sturingsinformatie voor bestuur en management | Begroting 2017 is interactief digitaal beschikbaar. Verdere ontwikkeling gaat gelijk op met de ontwikkeling van de ICT architectuur | | |
|
Drenthe in Feiten en Cijfers | Drenthe in Feiten en Cijfers is een goed bezocht onderdeel van de website van de provincie. Het beschrijft in ca. 75 indicatoren een ‘foto’ van Drenthe. | | Ontwikkelingen rond big-data, datascience en extern geplaatste monitoren maken dat we ons oriënteren op een nieuwe aanpak. Dat heeft prioriteit. Daarom investeren we nu niet in het doorontwikkelen van de huidige site. Gevolg daarvan is dat de actualiteit is afgenomen. Dit is een tijdelijk situatie. |
|
178203 De juiste mensen op de juiste plaats op het juiste moment | Actueel strategisch personeelsplan | Er is een actueel strategisch personeelsplan, SPP heeft plaatsgevonden met alle teams. | | |
|
Mobiliteitsbevorderende maatregelen, traineeprogramma, groen voor grijs en generatiepact, gericht op verjonging, vergroting flexibiliteit en kwaliteit | Generatiepact is afgesloten, uitvoering is gestart start per 1-1-2018 Drenttalent programma is gestart per 1 maart 2017. Mobiliteitsbevordering heeft centraal gestaan bij personele doorstroom en talentontwikkeling. Er is gebruik gemaakt van diverse meester- gezelconstructies. Strategische personeelsplanning heeft bijgedragen aan gerichte mobiliteitsbevordering. | | Beleid wordt in 2018 geïntensiveerd om verdere interne doorstroom en verjonging te realiseren. |
|
Eerste stappen richting opgave gestuurde organisatie zijn genomen. | Eerste stappen richting opgave gestuurde organisatie zijn genomen. | | |
|
Talenten worden benut. Medewerkers worden transparant ingezet op prioriteiten van de organisatie | Voorbereiding en werving voor talentprogramma dat start in 2018, zijn uitgevoerd. | | Nieuwe werving en selectiebeleid wordt geïmplementeerd in 2018. |
|
De juiste mensen zijn aangetrokken | De juiste mensen zijn aangetrokken | | |
|
Door een digitaal werkend inhuurproces wordt de rechtmatigheid binnen het inhuurproces verhoogd | De rechtmatigheid binnen het inhuurproces is verhoogd door invoering van een digitaal werkend inhuurproces. | | |
|
178204 Directe personele inzet | Toerekening van directe personeelskosten aan de verplichte taakvelden conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) | De directe personeelskosten zijn conform het BBV verdeeld | | |
|
178205 Het zoveel mogelijk inzetten van duurzame facilitaire producten en diensten tegen acceptabele kosten | Levering van passende grafische diensten aan de provinciale organisatie en gelieerde partijen | De grafische diensten zijn geleverd. | | |
|
Meer dan 50% van het catering-assortiment is duurzaam. | Assortiment duurzaam was over 2017: 59% | | |
|
Minimaal 80% van het catering-assortiment bestaat uit gezonde producten. | Doelstelling van 80% is behaald | | |
|
De inkoop van energie is 100% groen. | Zowel gas als elektra is vergroend | | |
|
Een duurzaam wagenpark. | Geen veranderingen in wagenpark t.o.v. vorig jaar t.a.v. facilitaire zaken. Voor toekomstige wagens wordt gekeken in hoeverre deze zoveel mogelijk hybride of elektrisch kunnen worden aangedreven. | | |
|
Levering van chauffeursdiensten aan bestuur en directie. | De diensten zijn conform de afspraken geleverd. | | |
|
Levering van passende secretariële ondersteuning aan de provinciale organisatie en inpandig gelieerde partijen | De diensten zijn conform de afspraken geleverd. | | |
|
Beveiligings-, receptie- en hospitalitytaken conform de contractafspraken. | 1e jaar (vanaf nov. 2016) naar tevredenheid gewerkt met nieuw beveiligingsbedrijf ISA, Hospitality en gastvrijheid geoptimaliseerd, n.a.v. onderzoek "Ontvangst bezoekers" als onderdeel van project verbetering facilitaire processen. | | |
|
Levering van passende dienstverlening van de Servicedesk aan de provinciale organisatie en inpandig gelieerde partijen | De Servicedesk is verder geprofessionaliseerd. 'Mijn Servicedesk' is in gebruik genomen, waardoor een nog betere dienstverlening wordt gerealiseerd. | | |
|
178206 Een financieel gezonde organisatie, die voldoet aan alle wettelijke eisen en gangbare opvattingen ten aanzien van financieel instrumentarium | De provincie valt onder repressief toezicht vanuit het rijk | Ook in 2018 valt de provincie Drenthe onder repressief toezicht | | |
|
Goedkeurende verklaring van de accountant voor de jaarstukken | De jaarrekening van 2016 is voorzien van een goedkeurende verklaring van de Accountant | | |
|
Productie planning en controldocumenten volgens met PS afgesproken planning | Alle Planning en Control documenten zijn tijdig behandeld in PS | | |
|
Er is een actueel beleidskader voor risicomanagement | Er is een actueel beleidskader | | |
|
Er is een actueel beleidskader voor treasury | Er is een actueel beleidskader Treasury | | |
|
Verbeterde en vereenvoudigde financieel administratieve processen, m.n. het factureringsproces | Het proces van Bestellen en Factureren is dit jaar gedigitaliseerd Hiermee is het betaalproces aanzienrijk versneld. Daarnaast is de kans op fouten in de registratie substantieel verkleind. | | |
|
Een adequaat financieel instrumentarium dat wordt toegepast in de gehele organisatie | De provincie kent een(1) financiële administratie voor de hele organisatie | | |
|
Voeren van een eenvoudige financiele administratie die aan alle wettelijke eisen voldoet | Er is 1 administratie voor de gehele organisatie | | |
|
Subsidiebeschikkingen en inkoopopdrachten worden doelmatig en rechtmatig uitgevoerd op basis van de ASV 2017 en het inkoopbeleid | In 2017 is een start gemaakt met het verbeteren van de subsidieprocessen, met als doel het aantal incidentele subsidies te verminderen en meer subsidies te verlenen op basis van subsidieregelingen. | | |
|
178207 Effectief en efficiënt inkoopbeleid en inkoopproces | Uitvoeren innovatieprogramma ingenieursdiensten, versnelling toepassen innovatie binnen provinciale projecten | - Grondig boeren voor water is uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in bedrijfsspecifieke doelen waarbij voor elk bedrijf een beter economisch bedrijfsresultaat tot doel gesteld is. - Biobased fietspad in Emmen is geopend. Na de testfase kunnen er meerdere projecten uitgevoerd worden met biobased materiaal. -Detectie asbestdaken is uitgevoerd. Resultaat is dat door middel van hyperspectrale luchtfotografie asbestdaken in Drenthe zijn gedetecteerd, in plaats van maandenlang onderzoek op de grond. -Innovatie Natura2000 is in uitvoering. Resultaat is dat raamcontractpartners in gezamenlijkheid opdrachten uitvoeren waarbij veel tijdswinst geboekt wordt. - Innovatie verdubbeling N34 is in voorbereiding. Co2 reductie in aanbestedingen is onderzocht en heeft geresulteerd in 4 voorstellen om op verschillende manieren Co2 te gaan reduceren bij op handen zijnde aanbestedingen. De voorbereidingen voor een nieuwe innovatieprogramma zijn in volle gang. Deze bestaat uit een programma met resultaten van het lopende programma en een nieuw nog te realiseren innovatieprogramma. | | |
|
Grotere kansen voor regionale ondernemers bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures | Vanuit inkoop sturen we actief op het inkoopbeleid. Hierin zijn de spelregels vastgelegd waarmee bepaalde regionale ondernemers meer kans krijgen om mee te dingen naar provinciale opdrachten. | | |
|
Rechtmatige aanbestedingen met minder kans op juridische bezwaren van opdrachtnemers | Door het verbeteren van het inkoopproces is de rechtmatigheid toegenomen met als doel het aantal juridische bezwaren te verkleinen. | | |
|
Contractmanagement van het raamcontract ingenieursdiensten (provincie, RUD, Prolander). Waaronder het uitvoeren van het innovatieprogramma. | Door continue de win-win situatie op te zoeken met de opdrachtnemers van de ingenieursdiensten individueel en gezamenlijk halen we het meest mogelijke uit de raamcontracten ingenieursdiensten. Door middel van regelmatige strategische leveranciersoverleggen, is gestuurd op het bij elkaar brengen van vraag en aanbod uit het innovatieprogramma. | | |
|
Implementatie van Negometrix als contractmanagementsysteem | In 2017 zijn alle contracten van de facilitaire teams in Negometrix geïmplementeerd. In 2018 volgt de rest van de organisatie. | | |
|
Door gebruik te maken van de aanbestedingskalender blijven wij in control en zijn wij in staat om te sturen op inkoopcapaciteit | De aanbestedingskalender biedt handvatten om goed te sturen op de diverse (Europese) aanbestedingen gedurende het kalenderjaar (qua planning, geld en in te zetten menskracht). | | |
|
178208 Het gebruik van duurzame gebouwen en terreinen en daarbij benodigde voorzieningen tegen acceptabele kosten | Technisch en bouwkundig goed onderhouden provinciale opstallen | De meerjarenonderhoudsplan(nen) zijn uitgevoerd | | |
|
De gemiddelde bezetting van alle aanwezige bureauwerkplekken in het gehele provinciehuis is minimaal 60% | In 2017 zien we een toename van werkplekgebruik. | | |
|
De verhuur van werkplekken in het provinciehuis is geoptimaliseerd | Werkplekken worden verhuurd aan RUD, Prolander en DEO. Bij de RUD is de wens om in 2018 het aantal werkplekken uit te breiden, Biij Prolander is de wens om de werkomgeving aan te passen en meer een eigen identiteit aan te brengen | | |
|
Herijking van het Meerjarenonderhoudsplan | De hereiking van het MJOP voor het provinciehuis wordt naar verwachting in januari 2018 afgerond. Voor dit MJOP hebben we een eigen systeem ontwikkeld, die nu ook bruikbaar is voor MJOP's voor de overige bij ons in beheer zijnde opstallen. | | |
|
Schoonmaak van de provinciale gebouwen conform de contractafspraken | Kwaliteit is dit jaar vier keer (conform contract) door Vereniging Schoonmaak Research gemeten en als goed beoordeeld. | | |
|
178209 Informatiebeheer: het goed beheren en opslaan van documenten die behoren tot een dynamisch, semi-statisch of een statisch archief, ongeacht hun vorm | Verwerken, registreren en archiveren van inkomende en uitgaande post conform procedures | De processen zijn conform de procedures uitgevoerd. | | |
|
Duurzaam digitaal archiveren, onderzoek naar digitale archiefbewaarplaats (e-depots) | In 2017 is een initiatief gestart samen met het Drents Archief om met alle gemeenten in Drenthe een stappenplan uit te werken om te komen tot een afgewogen keuze voor de invulling van een e-depot. | | |
|
Auditen gelieerde partijen en toetsen of aan de archiefwet wordt voldaan | Uitvoering van de audit is onderdeel gemaakt van de rol van de provincie archivaris. Het jaarverslag 2017 van de provincie archivaris is te vinden in de Uitvoeringsinformatie bij de Jaarrekening 2017 van de provincie. | | |
|
Beheren centrale applicaties die gezamenlijk de documentprocessen ondersteunen | Het beheer van de centrale applicaties is uitgevoerd. | | |
|
178210 Informatiemanagement: Een gedegen en veilige inrichting van de informatiehuishouding: digitale gegevens, applicaties, services en technische infrastructuur voor opslag en raadplegen van gegevens | Voldoen aan de wettelijke eisen (opslag en verwerking) met betrekking persoonsgegevens | Heeft continue aandacht en om bij te blijven aan de veranderende wetgeving. En we hebben acties ondernomen om te voldoen aan de wettelijke verplichting voor het aanstellen van een functionaris Gegevensbescherming per maart 2018. Inmiddels zijn ook de noodzakelijke werkzaamheden in het kader van de nieuwe privacy wetgeving in uitvoering.Zo is onder meer een gecombineerde Business Impact Analyse een Privacy lmpact Assessment (BIA/PlA) op de HRM-processen uitgevoerd. Er wordt hierbij samengewerkt met de provincies Overijssel, Friesland en Groningen. | | |
|
Snel en veilig toegangsproces tot up-to-date systemen en gegevens voor medewerkers en externe partijen | Een veilige toegang tot de systemen is verbeterd door verdergaande netwerksegmentering en het toepassen van restrictieve Access Lists. Voor een snelle/eenvoudige toegang is een vooronderzoek gestart naar de mogelijkheden van Single Sign-on. | | |
|
Herijking van de inrichting informatiehuishouding; een gewenst ontwerp met een ontwikkelplan en bijbehorende ICT roadmap voor 2017 - 2020 | In het kader van de organisatieontwikkeling (HUB Staf en ondersteuning) is richtinggevend advies gegeven. Dit is vervolgens verder uitgewerkt en vastgesteld in een ontwikkellijn voor de komende jaren. | | |
|
Geo/ Gis en cartografische diensten | In 2017 hebben we voor 12 verschillende beleids- en uitvoeringsteams in ongeveer 70 projecten ruimtelijke informatie verzorgd. Goede voorbeelden zijn de kaarten voor het Nominatiedossier van UNESCO, het voorbereiden van ruimtelijke informatie voor de Omgevingsvisie en het vervaardigen van het Natuurbeheerplan. | | |
|
Voldoen aan landelijke en Europese wetgeving door het inrichten van een nieuwe technische omgeving, waar kaartinformatie nationaal en internationaal beschikbaar zal worden gesteld | We hebben er voor gezorgd dat het kaartmateriaal volgens de geldende (inter)nationale wetgeving en richtlijnen is vorm gegeven en wordt beheerd. Ook publiceren we de gegevens als Open Data via het Drentse Geoportaal. Deze Open Data stimuleert burgers, organisaties en medeoverheden om gegevens te hergebruiken en betrokkenheid in concrete acties en economische activiteit om te zetten. | | |
|
Realisatie van de eerste fase van een geleidelijk verder in te voeren Cloud strategie | Er is in 2017 een online samenwerkingsomgeving ingericht op basis MS SharePoint, dit bij wijze van prototype. Na een evaluatie en eventuele bijstelling zal dit de basis zijn voor de verdere invoering in 2018 e.v. | | |
|
Realisatie van digitale samenwerkingsomgeving voor intern en/of extern gebruik | Er is een online samenwerkingsomgeving in gericht voor een project. Dit biedt goede mogelijkheden voor samenwerking met interne en externe deelnemers.Op basis van de ervaringen is gekozen om verdere implementatie in 2018 - 2019 vorm te geven. Projectgroep is inmiddels gestart. | | |
|
Technisch beheer van systemen, netwerken en telefonie | De informatiesystemen hebben een zeer hoge beschikbaarheid gehad in 2017. Er zijn geen ernstige verstoringen geweest. Werkplekken en Servers zijn voorzien van meest recente veiligheids-updates. Inmiddels is er ook een vernieuwingstraject gestart voor generieke toepassingen. Zo is de migratie van office 2010 naar de moderne versie office in 2017 uitgevoerd zonder noemenswaardige problemen. | | |
|
178211 Inzet ondersteunend personeel | Toerekening van overheadkosten conform BBV en methode Vensters voor bedrijfsvoering | De toerekening van de overheadkosten is conform BBV uitgevoerd. | | |
|
178212 Bedrijfsvoering op concernniveau op orde | Een goede bedrijfsvoering door de teams | Dankzij adequate bedrijfsvoering kunnen de P&C producten tijdig worden behandeld in PS. | | |
|
178213 Dienstverlening en voorzieningen die passen bij de behoeften van de organisatie en derden | Voeren van een adequate personeels- en salarisadministratie voor derden, zowel intern als extern | Er is een adequate personeels- en salarisadministratie uitgevoerd voor derden, zowel intern als extern | | |
|
De OR-verkiezingen zijn ordentelijk verlopen | De OR verkiezingen zijn ordentelijk verlopen | | |
|
Voeren van financiele administraties voor derden, zowel intern als extern | Voor de RUD, DEO worden de administraties gevoerd. | | |
|
Voldoen aan de afspraken (DVO's) met de gelieerde partijen | DE afspraken zijn wederzijds nagekomen. | | |
|
178214 Een adaptieve netwerkorganisatie die werkt vanuit de 5 kernwaarden: Dienstbaar aan Drenthe, Samenwerken: van binnen naar buiten en weer naar binnen, Kwaliteit voorop, Gericht op resultaat en Integraal denken en werken | Er is systematisch gewerkt aan kwaliteitsverbetering vanuit de praktijk waarmee doorlooptijden ingekort worden en informatievoorziening is versneld | Er is systematisch gewerkt aan kwaliteitsverbetering vanuit de praktijk waarmee doorlooptijden zijn ingekort en informatievoorziening is versneld. Bv. factuurproces. | | |
|
Persoonlijk leiderschap is sterker ontwikkeld | Opleiding en coaching voor medewerkers is ruimschoots gefaciliteerd. | | Voor de komende jaren is ontwikkeling van persoonlijk leiderschap voor alle medewerkers een belangrijk thema. Dit wordt ondersteund door de nieuwe CAO voor provincies die per 1-1-2018 is geïmplementeerd. In 2018 wordt een strategisch opleiding- en ontwikkelplan uitgevoerd waarin persoonlijk leiderschap een belangrijk thema is. |
|
Er is meer eenheid van leidinggeven en er is geïnvesteerd in leiderschap | Er hebben diverse opleidingen plaatsgevonden voor teamleiders Teamleiders zijn nauw betrokken geweest bij beleidsuitwerking van de nieuwe CAO en hun rol naar medewerkers | | |
|
De kernwaarden van de organisatie zijn geinternaliseerd door ze een belangrijke plaats te geven in de sturing | De kernwaarden van de organisatie zijn geïnternaliseerd door ze een belangrijke plaats te geven in de sturing. | | |
|
Verbeteren van facilitaire processen door uitvoering plan facilitaire doorontwikkeling. | - | | |
|
Een bedrijfscontinuïteitsplan met een collega-overheid is opgesteld. | Het plan voor de provincie Drenthe ligt er. Er zijn nog keuzes m.b.t. ICT voorzieningen. Begin 2018 zal een beslissing genomen moeten worden over de ICT-voorzieningen die benodigd zijn in geval van een calamiteit. Daarnaast zal op basis van eerder gemaakte afspraken, begin 2018 formeel met de provincie Groningen worden vastgelegd dat in geval van een calamiteit 50 werkplekken beschikbaar zijn in het andere provinciehuis. | | |
|
De facilitaire samenwerking met de overige provincies is geïntensiveerd | Er is regelmatig en op diverse gebieden contact met andere provincies. | | |
|